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Text File  |  1990-06-10  |  2KB  |  37 lines
  1.                          HOW TO RECEIVE ITEMS ON A PO
  2.  
  3.  
  4. This screen is used to receive items on a purchase order. You select the PO from
  5. a pick list and enter the quantities received. The system updates the quantity
  6. on hand on the part record.
  7.  
  8. To select a PO, position the cursor in the PO Number field and press F8. Select
  9. the proper vendor and PO number from the pick lists displayed. Upon selecting
  10. the PO, the system will fill out the screen with the PO information. If the PO
  11. has more than 11 items, the PgDn=Next label will be highlighted. You can use the
  12. PgDn and PgUp keys to scroll through the items.
  13.  
  14. Fill in the Qty fields with the quantities received. The quantity received can
  15. be greater than the Qty Ordered (overshipment) or less than the Qty Ordered
  16. (partial shipment). The quantity received can also be negative for defective
  17. items returned to the vendor. The amount in the Qty field is added to the Qty
  18. Rec To Date field on this screen and to the Qty On Hand field on the Item
  19. screen.
  20.  
  21. After you have filled in the Qty fields with the quantities received, press F5
  22. or Enter.
  23.  
  24. When all of the items have been fully received, the system will automatically
  25. change the Status field to CLOSED. This will eliminate the PO from the Open PO
  26. report.
  27.  
  28. Sometimes a vendor is not able to supply the full quantity of an item. You can
  29. force the system to close the purchase order by changing the amounts in the Qty
  30. Ordered field to the amounts in the Qty Rec To Date field. This is called
  31. closing a PO short.
  32.  
  33. To select another PO, simply position the cursor in the PO Number field and
  34. press F8.
  35.  
  36. To exit the screen, press Esc.
  37.